La revolución digital ya llevaba unos años presente en el mundo de los negocios y la crisis causada por el Covid-19 con su consecuente “nueva normalidad” lo ha convertido en una necesidad. Dentro del tsunami de la digitalización se encuentra la firma electrónica, una herramienta que a grosso modo sirve como medio de identificación para el firmante.
Antes de entrar en materia cabe destacar que existen dos terminologías y no hay que confundirlas. Por un lado, la más común es la firma electrónica, que se refiere a cualquier método que implique firmar o validar un documento electrónico, permitiendo el rastreo del firmante así como de la fecha.
Por otro lado, oímos hablar de la firma digital, que es un término más específico para referirse a la autentificación y validación de una firma mediante algoritmos. Cada país tiene sus propias leyes en cuanto a la legalidad de la firma electrónica, así que se recomienda siempre consultar con expertos.
La principal ventaja de la firma electrónica es que permite agilizar diversos procesos, superando el obstáculo del tiempo y espacio.
Para la empresa se traduce en una optimización de eficiencia. Paralelamente, de cara al usuario el uso de la firma electrónica supone una mejora significativa de su experiencia.
Otra gran ventaja es la reducción de costos y de papel, lo cual supone una fuente de ahorro importante para las empresas, así como un buen aliado para el medio ambiente.
Son estos los principales motivos que han llevado a muchas empresas hacia el uso de herramientas de firma electrónica. Una de ellas se trata de la herramienta eSign que nos propone Smallpdf.
Smallpdf es una multiplataforma de gestión de documentos PDF que ofrece más de una veintena de herramientas, diseñada para funcionar desde cualquier navegador y compatible con cualquier dispositivo, ya sea ordenador, smartphone o tablet. Con el objetivo de simplificar al máximo las tareas con PDF, no se requiere registro ni suscripción para usar ninguna de sus herramientas, la mayoría de las cuales se ofrecen de forma gratuita.
Para firmar un documento con eSign es tan fácil como abrir la herramienta, subir el documento que se quiera firmar y clicar en “Añadir firma” en el menú de la derecha. Podrás dibujar la firma o incluso subir una foto. Luego tan solo tienes que arrastrarla sobre el documento y seleccionar “Terminar y firmar”.
Una vez firmado, se puede solicitar la firma de terceras partes a través de la opción “Pedir a otros que firmen”. El documento quedará en los servidores durante 14 días para que las partes que tengan que firmarlo puedan hacerlo fácilmente en cualquier momento y sin necesidad de registrarse ni descargar nada. Una vez firmado por todos, se borrará el archivo de los servidores y quedará sellado.
Finalmente, volviendo al término de la firma digital, cabe mencionar que la herramienta Esign de Smallpdf ofrece la posibilidad de crear una firma digital rastreable. Para crearla se necesita una cuenta Pro.
Para acabar, Smallpdf ofrece más herramientas que nos pueden ayudar con nuestras gestiones con documentos digitales. De hecho, si tienes un documento que esté en otro formato, puedes pasarlo a PDF antes en la misma aplicación.
Sin duda alguna, tanto la firma electrónica como los documentos digitales han venido para quedarse y tanto a los negocios como individuales no les quedará más remedio que adaptarse. Sólo podemos hablar de beneficios en cuanto a esta herramienta, pues todos los trámites y gestiones tediosos relacionados con la consecución de acuerdos quedan sustituidos por tan sólo un par de clicks.
